État des lieux : guide complet 2026 (entrée, sortie, modèle gratuit)
Équipe EasyLocation
L'état des lieux est un document légalement obligatoire qui protège à la fois le propriétaire et le locataire. Établi à l'entrée dans le logement puis à la sortie, il permet de comparer l'état du bien et de déterminer les éventuelles retenues sur le dépôt de garantie. Le réaliser correctement et avec rigueur évite la grande majorité des litiges à la fin du bail.
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Qu'est-ce qu'un état des lieux ?
L'état des lieux est un constat écrit de l'état d'un logement, établi de façon contradictoire entre le bailleur et le locataire (ou leurs mandataires). Son cadre juridique est fixé par la loi du 6 juillet 1989 et précisé par le décret du 30 mars 2016, qui imposent notamment la liste minimale des informations à renseigner et les conditions de sa réalisation.
Il existe deux types d'états des lieux :
État des lieux d'entrée
À la remise des clés
Établi lors de la prise de possession du logement par le locataire. Sert de référence pour l'état des lieux de sortie. Son absence présume que le bien est en bon état.
État des lieux de sortie
À la restitution des clés
Établi lors du départ du locataire. Comparé à l'état des lieux d'entrée pour identifier les dégradations et déterminer les retenues éventuelles sur le dépôt de garantie.
En l'absence d'état des lieux d'entrée, le logement est présumé avoir été remis en bon état de réparations locatives. Le locataire devra alors restituer le bien dans le même état, ce qui lui est très défavorable. Pour le propriétaire, l'absence d'état des lieux d'entrée lui interdit toute retenue sur le dépôt de garantie.
Les mentions obligatoires
Le décret du 30 mars 2016 fixe la liste des informations que doit impérativement contenir l'état des lieux. Tout document incomplet peut être contesté et remis en cause par l'une ou l'autre des parties :
- Date et lieu de rédaction du document
- Adresse complète du logement concerné
- Identité du propriétaire et du locataire (ou de leurs mandataires respectifs)
- Relevés des compteurs individuels d'eau froide, d'eau chaude, de gaz et d'électricité
- Inventaire pièce par pièce avec description de l'état de chaque élément (murs, sols, plafonds, équipements, menuiseries)
- Nombre de clés remises et leur destination (entrée, boîte aux lettres, cave, parking…)
- Signatures des deux parties (ou mention du refus de signer)
L'état des lieux doit être établi en autant d'exemplaires que de parties : un pour le bailleur, un pour le locataire. En cas d'intervention d'un huissier, son exemplaire s'ajoute.
Comment réaliser un état des lieux d'entrée ?
L'état des lieux d'entrée se déroule au moment de la remise des clés, avant que le locataire s'installe. Voici les étapes à suivre pour un document complet et opposable :
Planifier avec le locataire
Convenir d'une date et d'une heure en présence des deux parties (ou de leurs mandataires). Le locataire doit pouvoir faire inspecter le bien en détail.
Inspecter chaque pièce méthodiquement
Examiner pièce par pièce : murs, plafond, sol, fenêtres, volets, portes, équipements électriques et sanitaires. Allumer tous les appareils électroménagers si le bail est meublé.
Noter l'état avec précision
Pour chaque élément, indiquer l'état (bon état, état d'usage, mauvais état) accompagné d'une description précise : "rayure sur le parquet côté fenêtre", "tache d'humidité au plafond de la salle de bain".
Photographier les éléments dégradés
Prenez des photos datées de chaque imperfection existante. Ces photos doivent être jointes au document final et paraphées par les deux parties.
Relever les compteurs
Notez les index de tous les compteurs individuels (eau froide, eau chaude, gaz, électricité) avec les numéros de série des compteurs.
Faire signer les deux exemplaires
Chaque partie signe et conserve son exemplaire. En cas de refus du locataire, mentionner le refus sur le document et faire appel à un huissier.
Conseil pratique
Prenez des photos datées pour chaque pièce et joignez-les à l'état des lieux. Elles serviront de preuve irréfutable en cas de litige. La plupart des applications modernes de gestion locative permettent d'intégrer les photos directement dans le document numérique.
État des lieux de sortie : les points de vigilance
L'état des lieux de sortie est établi à la restitution des clés par le locataire. Il doit être comparé ligne par ligne avec l'état des lieux d'entrée pour identifier les éventuelles dégradations. La distinction fondamentale à opérer est celle entre la vétusté normale et les dégradations locatives :
Vétusté normale (charge du propriétaire)
- Légère usure de la peinture due au temps
- Petites égratignures sur le parquet après des années d'usage
- Joints de salle de bain légèrement noircis
- Légère décoloration des murs due à la lumière
- Usure normale des revêtements de sol anciens
Dégradations locatives (charge du locataire)
- Trous dans les murs non rebouchés
- Peintures fortement dégradées ou tagguées
- Moquette brûlée ou gravement tachée
- Vitre cassée non remplacée
- Équipements sanitaires brisés
- Dégâts des eaux liés à une négligence du locataire
Pour objectiver la vétusté, de nombreux bailleurs s'appuient sur une grille de vétusté (annexée au bail le cas échéant). Voici les durées de vie moyennes retenues par les principales grilles de référence :
| Élément | Durée de vie moyenne |
|---|---|
| Peintures | 7 ans |
| Moquette | 7 à 10 ans |
| Parquet | 20 à 25 ans |
| Papier peint | 10 à 15 ans |
| Robinetterie | 15 à 20 ans |
| Revêtement de sol souple (lino, vinyle) | 10 à 15 ans |
| Carrelage | 20 à 25 ans |
| Menuiseries intérieures (portes, placards) | 20 à 30 ans |
Que faire en cas de désaccord ?
Le locataire peut refuser de signer l'état des lieux s'il conteste son contenu. Il peut également signer en émettant des réserves écrites sur le document. Dans tous les cas, voici les recours disponibles :
Signer avec réserves écrites
Le locataire peut signer l'état des lieux tout en formulant des réserves précises par écrit sur le document. Ces réserves auront valeur probante en cas de litige ultérieur.
Faire appel à un huissier de justice
L'une ou l'autre des parties peut demander l'intervention d'un huissier pour établir un état des lieux contradictoire. Le coût est partagé entre propriétaire et locataire selon un barème légal fixé par décret.
Saisir la Commission de Conciliation Départementale
En cas de désaccord persistant sur les retenues opérées sur le dépôt de garantie, la Commission Départementale de Conciliation (CDC) peut être saisie gratuitement par courrier avant tout recours judiciaire.
Recours judiciaire (Tribunal judiciaire)
En dernier recours, le tribunal judiciaire du lieu où se situe le logement peut être saisi. La procédure est gratuite pour les litiges inférieurs à 10 000 €. Un avocat n'est pas obligatoire.
Attention
Le propriétaire ne peut pas retenir des sommes sur le dépôt de garantie sans justificatifs. Factures d'artisan, devis détaillés ou photos probantes sont obligatoires pour toute retenue. À défaut de justificatifs, le locataire peut obtenir la restitution intégrale du dépôt en saisissant le tribunal judiciaire.
Délais et dépôt de garantie
Les délais de restitution du dépôt de garantie sont encadrés par la loi du 6 juillet 1989 et dépendent directement de la conformité de l'état des lieux de sortie :
État des lieux de sortie conforme
1 mois
Aucune différence constatée entre l'état des lieux d'entrée et de sortie. Le dépôt doit être restitué intégralement dans le mois suivant la restitution des clés.
Différences constatées avec l'entrée
2 mois
Des dégradations ou différences sont constatées. Le propriétaire dispose de 2 mois pour fournir les justificatifs des retenues opérées (factures, devis).
Au-delà des délais légaux, le propriétaire est redevable d'une pénalité de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé. Par exemple, pour un loyer de 800 € HC, chaque mois de retard coûte 80 € supplémentaires au bailleur.
Le bailleur peut toutefois retenir une provision de 20 % maximum sur le dépôt de garantie jusqu'à la régularisation annuelle des charges, si celles-ci ne sont pas encore connues au moment de la restitution.
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EasyLocation intègre un module complet de gestion des états des lieux qui vous permet de les créer, compléter et signer numériquement directement depuis l'application, sans avoir à gérer de documents papier :
- Formulaire guidé pièce par pièce conforme au décret du 30 mars 2016
- Ajout de photos horodatées directement depuis votre smartphone ou ordinateur
- Relevés de compteurs intégrés au document
- Inventaire des clés remises avec validation
- Signature électronique pour le propriétaire et le locataire
- Génération automatique du PDF et archivage sécurisé dans votre espace documentaire
- Comparaison automatique entrée/sortie pour identifier les évolutions
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Questions fréquentes
L'état des lieux est-il obligatoire ?
Oui, à l'entrée et à la sortie du locataire (art. 3-2 de la loi 89-462) ; il est annexé au bail. En l'absence d'état des lieux d'entrée, le logement est présumé avoir été remis en bon état, ce qui joue contre le bailleur au moment de la restitution du dépôt de garantie.
Qui paie l'état des lieux ?
Réalisé à l'amiable entre les parties, il est gratuit. S'il est établi par un tiers (agence ou commissaire de justice) faute d'accord, les frais sont partagés : la part du locataire est plafonnée par m² et ne peut dépasser celle du bailleur.
Peut-on faire un état des lieux numérique ?
Oui. Un état des lieux sur support électronique, avec photos, a la même valeur juridique qu'un document papier dès lors qu'il est daté et signé par le locataire et le bailleur.
Combien de temps pour contester l'état des lieux d'entrée ?
Le locataire dispose de 10 jours après la signature pour demander une modification, et jusqu'au premier mois de chauffe pour les éléments de chauffage.
Que faire en cas de désaccord à la sortie ?
À défaut d'accord amiable, l'état des lieux de sortie peut être dressé par un commissaire de justice (huissier) ; les frais sont alors partagés par moitié entre bailleur et locataire.
Comment EasyLocation gère l'état des lieux ?
EasyLocation permet un état des lieux d'entrée et de sortie pièce par pièce, avec relevés de compteurs, inventaire des clés, photos et double signature électronique, le tout exporté en PDF.