Politique de Confidentialité

Article 1 — Responsable du Traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

• Raison sociale : ATOM SERVICES
• Forme juridique : Société par actions simplifiée à associé unique (SASU), RCS Tours 910 849 827
• Siège social : 2 allée Madeleine Pelletier, 37390 Notre-Dame-d'Oé, France
• Téléphone : 06 70 42 41 61
• Email : contact@atomservices.fr

ATOM SERVICES n'est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données au sens de l'article 37 du RGPD. Toute question relative à la protection des données peut être adressée à contact@atomservices.fr.

Deux rôles distincts. ATOM SERVICES agit en qualité de responsable de traitement pour les données des utilisateurs du Service (compte, facturation, support, journaux de connexion), objet de la présente politique. Pour les données des tiers saisies par l'utilisateur (locataires, candidats à la location, garants, mandants), l'utilisateur est responsable de traitement et ATOM SERVICES agit en sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans les conditions détaillées à l'article 8 des CGU. Il appartient dans ce cas à l'utilisateur d'informer les personnes concernées et de recueillir, si nécessaire, leur consentement.

Article 2 — Données Collectées

Dans le cadre de l'utilisation du Service EasyLocation, nous collectons les catégories de données suivantes :

• Données d'identification : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone
• Données de connexion : adresse IP, journaux de connexion et d'activité, données de navigation
• Données immobilières : adresses des biens, informations sur les locataires, montants des loyers
• Données financières : historique des transactions et des abonnements, données de facturation. Les données de carte bancaire sont collectées et traitées directement par Stripe et ne transitent jamais par nos serveurs
• Données documentaires : documents déposés ou générés, signatures électroniques et données de preuve associées

Le Service n'a pas vocation à recevoir de données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD (santé, opinions, convictions, orientation sexuelle) ni de numéro de sécurité sociale. Les utilisateurs s'engagent à ne pas en déposer.

Article 3 — Finalités du Traitement

Les données personnelles collectées sont traitées pour les finalités suivantes :

• Gestion des comptes utilisateurs et authentification
• Fourniture et amélioration du Service de gestion locative
• Génération de documents (baux, quittances, états des lieux)
• Traitement des paiements, facturation et gestion des abonnements
• Communication avec les utilisateurs (notifications, support)
• Mesure d'audience et statistiques d'usage
• Sécurité du Service, prévention et détection des fraudes et des abus
• Respect des obligations légales, comptables et fiscales

Aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé, au sens de l'article 22 du RGPD. Les fonctionnalités d'assistance par intelligence artificielle s'exécutent sur des modèles auto-hébergés en France et ne servent pas à entraîner de modèle sur les données des utilisateurs (article 9 des CGU).

Article 4 — Bases Légales du Traitement

Conformément à l'article 6 du RGPD, les traitements de données personnelles sont fondés sur :

• L'exécution du contrat : traitement nécessaire à la fourniture du Service et à la gestion des abonnements
• Le consentement : pour les communications marketing, la mesure d'audience et les cookies non essentiels — consentement révocable à tout moment
• L'obligation légale : conservation des données de facturation, obligations comptables et fiscales
• L'intérêt légitime : amélioration du Service, sécurité et prévention de la fraude, dans le respect des droits et libertés des personnes concernées

Article 5 — Destinataires et Sous-traitants

Les données sont accessibles aux personnes habilitées d'ATOM SERVICES et peuvent être communiquées aux sous-traitants suivants, chacun lié par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD :

Nous ne vendons ni ne louons jamais vos données personnelles. Les données peuvent en outre être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l'exige. Toute évolution de cette liste est portée à la connaissance des utilisateurs, qui peuvent former objection.

Article 6 — Transferts de Données hors Union Européenne

L'hébergement, les sauvegardes, la messagerie et les outils de supervision sont opérés en France. Seul le prestataire de paiement Stripe est susceptible de transférer certaines données vers les États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et par la décision d'adéquation du 10 juillet 2023 relative au cadre de protection des données UE — États-Unis (Data Privacy Framework), complétées par des mesures supplémentaires de sécurité.

Article 7 — Durée de Conservation

Les données personnelles sont conservées pour les durées suivantes :

• Données de compte : pendant la durée d'utilisation du Service, puis 3 ans à compter du dernier contact, à des fins de preuve
• Données de facturation : 10 ans (obligation légale comptable)
• Données de connexion : 1 an (article L34-1 du Code des postes et des communications électroniques)
• Journaux d'audit : 24 mois, puis archivage sous forme agrégée
• Statistiques d'usage : 90 jours sous forme d'événements bruts
• Documents générés et déposés : pendant la durée du compte, puis 30 jours après sa suppression pour permettre leur export
• Cookies : 13 mois maximum

Article 8 — Droits des Utilisateurs

Conformément au RGPD et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir la confirmation du traitement de vos données et en obtenir une copie
• Droit de rectification : faire corriger les données inexactes ou incomplètes
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données personnelles
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation particulière, et à tout moment sans motif s'agissant de la prospection
• Droit à la limitation : demander la restriction du traitement de vos données
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que ce retrait remette en cause la licéité du traitement effectué auparavant
• Droit de définir des directives post-mortem relatives au sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi n° 78-17)

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous écrire à contact@atomservices.fr ou utiliser les fonctionnalités RGPD disponibles dans les paramètres de votre compte (export, suppression, gestion des consentements). Nous répondons dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande, porté à trois mois en cas de demande complexe. Une preuve d'identité peut être demandée en cas de doute raisonnable.

Les locataires, candidats et garants dont les données ont été saisies par un utilisateur adressent leurs demandes directement à cet utilisateur, responsable de ce traitement. ATOM SERVICES lui apporte son assistance et transmet toute demande reçue à tort.

Article 9 — Cookies et Traceurs

Le Service utilise les catégories de traceurs suivantes :

• Cookies essentiels : nécessaires au fonctionnement du Service (authentification, session, sécurité). Exemptés de consentement
• Cookies de préférences : mémorisation de vos choix (thème, langue, et choix relatifs aux cookies)
• Mesure d'audience : statistiques de fréquentation via une solution auto-hébergée (Umami), déposée uniquement après votre consentement
• Supervision technique : détection et diagnostic des erreurs applicatives via une solution auto-hébergée (Sentry), sur la base de notre intérêt légitime à assurer la sécurité et le bon fonctionnement du Service

Un bandeau de consentement vous permet d'accepter ou de refuser les traceurs non essentiels lors de votre première visite ; refuser est aussi simple qu'accepter. Vous pouvez modifier vos choix à tout moment depuis le lien prévu à cet effet ou en configurant votre navigateur. La désactivation des cookies essentiels peut empêcher le fonctionnement du Service.

Article 10 — Sécurité

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, au sens de l'article 32 du RGPD, pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, perte, altération ou divulgation. Ces mesures incluent notamment :

• Chiffrement des communications (TLS)
• Hachage sécurisé des mots de passe (bcrypt)
• Sessions authentifiées par cookie sécurisé, HTTP-only
• Cloisonnement strict des données par organisation
• Journalisation des accès et des opérations sensibles
• En-têtes de sécurité HTTP et limitation du taux de requêtes
• Sauvegardes régulières et chiffrées
• Délégation du traitement des paiements à Stripe (PCI DSS)

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous notifions la CNIL dans les 72 heures et vous en informons dans les meilleurs délais lorsque le risque est élevé (articles 33 et 34 du RGPD).

Article 11 — Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique de Confidentialité à tout moment. Toute modification substantielle est notifiée aux utilisateurs par email ou par une notification dans le Service. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.