Quittance de loyer par mail : est-ce légal ? Ce que dit la loi

Oui, un bailleur peut envoyer la quittance de loyer par email — à une condition que beaucoup oublient : le locataire doit y avoir consenti expressément. C'est l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 qui le dit. Voici la règle, la façon de se constituer une preuve, et comment automatiser l'envoi sans prendre de risque.

Ce que dit l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989

Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. La quittance porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges. Aucuns frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire.

Sur l'envoi par voie électronique, le texte est net : avec l'accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance. Sans cet accord, l'envoi par email n'est pas la forme prévue par la loi.

Comment obtenir (et prouver) l'accord exprès du locataire

La loi n'impose pas de formulaire particulier, mais « exprès » exclut le simple usage : avoir toujours envoyé les quittances par mail sans objection ne vaut pas accord. Comme c'est au bailleur de pouvoir démontrer qu'il a respecté la règle, mieux vaut un écrit. Trois solutions courantes :

• une clause dans le bail prévoyant la transmission dématérialisée des quittances ;
• un email ou un courrier du locataire qui dit explicitement accepter de les recevoir par mail, à une adresse précise ;
• un court document daté et signé, joint au dossier du locataire.
• Si le locataire demande plus tard une version papier, le plus simple est de la lui remettre : la quittance reste due gratuitement.

Ce que la quittance envoyée par mail doit contenir

Le support change, pas le contenu : nom et adresse du bailleur et du locataire, adresse du logement, période réglée, détail du loyer hors charges et des charges (article 21, alinéa 2), montant total et date du paiement. Une quittance n'atteste que ce qui a été réellement encaissé : elle suit le paiement, elle ne le précède pas — c'est ce qui la distingue de l'avis d'échéance.

En cas de paiement partiel, ce n'est pas une quittance mais un reçu que le bailleur est tenu de délivrer. N'envoyez donc pas de quittance pour la totalité du mois tant que le loyer n'est pas soldé.

Refuser ou « oublier » la quittance n'est pas anodin

Depuis la loi n° 2024-322 du 9 avril 2024, l'article 3-4 de la loi de 1989 fait du refus de délivrer le reçu ou la quittance prévus à l'article 21 une infraction. Et la quittance est souvent demandée par le locataire pour un dossier de CAF, de prêt ou de nouveau logement : la fournir vite évite les litiges.

Automatiser l'envoi tous les mois

Une fois l'accord du locataire en poche, rien n'interdit d'automatiser : la quittance est produite à partir du loyer encaissé et partie par email, avec le détail loyer / charges. L'intérêt est double : plus d'oubli le 1er du mois, et une trace des envois à conserver comme preuve de remise.

Avec EasyLocation, la génération des quittances est gratuite et illimitée. L'envoi automatique au locataire fait partie du plan Bailleur (5,90 € par mois ou 59 € par an), essai de 30 jours inclus à l'inscription. Le rappel « loyer reçu ? » envoyé au bailleur reste gratuit.

Pour le détail des mentions et la différence avec l'avis d'échéance, voir notre guide de la quittance de loyer gratuite. Si le locataire ne paie pas, l'envoi de quittance ne s'applique pas : consultez la procédure en cas de loyer impayé. Et pour gérer sans intermédiaire, le guide gérer ses locations sans agence.